Interview Archiefwet

“Gemeenten niet altijd zorgvuldig in het bewaren van communicatie met burgers”

zondag 18 oktober 2020 Leestijd: 2 min.

Charles Jeurgens, hoogleraar Archiefwetenschap (UvA) / De Monitor

Yvonne Verkaik

Redacteur

yvonne.verkaik@kro-ncrv.nl

zondag 18 oktober 2020 Leestijd: 2 min.

Heb je nog een spaarrekening? Werk je af en toe in de winkel van een vriend? Of heb je een en/of rekening met je hoogbejaarde moeder? Als je een bijstandsuitkering ontvangt, moet je de gemeente over dit soort zaken inlichten. Doe je dat niet, dan kan dat je duur komen te staan. Maar gemeenten moeten die informatie wel goed bewaren. En het lijkt erop dat dat niet altijd goed gaat.

Voor ons onderzoek Schulden volgen we de strijd die Robin Prijs voert met de Sociale Dienst over zijn bijstandsuitkering. Er is discussie over wel of niet gestuurde mails en de vraag of Robin heeft gefraudeerd en  onterecht een bijstandsuitkering heeft ontvangen. Robin zegt e-mails te hebben gestuurd die zijn gelijk kunnen bewijzen, maar de Sociale Dienst zegt die mails niet ontvangen te hebben en kan ze in ieder geval niet terugvinden in hun systemen. 

Box van Pandora

Nadat we de video van Robin online zetten komen we in contact met verschillende bijstandsgerechtigden en sociaal advocaten die ook meemaken dat dossiers van cliënten lang niet altijd compleet zijn of dat stukken niet goed aankomen. Bijstandsgerechtigde Renee bijvoorbeeld: “Ik heb tot drie keer toe mijn gegevens naar de gemeente gestuurd en dan raken ze het gewoon kwijt. Dat vind ik eigenlijk echt schandalig.” En volgens Felix Alejandro Perez van FNV Uitkeringsgerechtigden is het soms een soort box van Pandora waar uitkeringsgerechtigden informatie instoppen. “Je moet maar afwachten of je het ooit nog terugziet.”

Selectielijsten

Dat gemeenten  niet altijd zorgvuldig zijn met het bewaren van de communicatie die met burgers wordt gevoerd, ziet ook hoogleraar Archiefwetenschap Charles Jeurgens (Universiteit van Amsterdam). “Er is veel onduidelijkheid bij gemeenten wat nu wel en niet onder de bewaarplicht valt.” Toch zijn er duidelijke afspraken over gemaakt, legt hij uit. “Er zijn selectielijsten opgesteld waarin staat omschreven welke informatie moet worden opgeslagen en hoe lang deze moet worden bewaard.”

Communicatie tussen de burger en de gemeente over de bijstandsuitkering moet volgens de nu geldende selectielijsten in ieder geval tien jaar na het aflopen van je recht op bijstand worden bewaard, legt Jeurgens uit. Het maakt volgens hem dan overigens niet uit of het een e-mail, een brief of welk ander type media is. Jeurgens: “Dat valt allemaal onder de zogenoemde archiefbescheiden.”

Archiefwet

In het algemeen ziet Jeurgens dat bij gemeenten de indruk bestaat dat een selectielijst alleen van toepassing is op documenten die in een soort zaaksysteem zijn opgeslagen. Maar ook informatie die niet in zulke systemen staat, dus ook e-mails tussen burgers en individuele medewerkers van de gemeente, vallen onder de wet die dit allemaal regelt: de archiefwet. “De wetgever is daar heel duidelijk over. Alle communicatie die gaat over activiteiten die de gemeente verricht, worden beschouwd als documenten die onder de archiefwet vallen en die mogen dus niet zomaar vernietigd worden. Dus of het nou op de laptop staat, een usb-stick of zelfs op je mobiele telefoon, het valt allemaal onder die bewaarplicht.”

Rijksoverheid bewaart tien jaar

Jeurgens snapt overigens wel dat het niet altijd goed gaat bij gemeenten, zeker met emails. “Het is natuurlijk ook vaak een stroom aan documenten die maar blijft komen. Daar zit van alles en nog wat in.” En dan is het voor individuele medewerkers soms ook lastig inschatten welke informatie hoe lang bewaard moet blijven. “Om die reden is er nu bij de Rijksoverheid voor gekozen om alle e-mails tien jaar te bewaren van alle ambtenaren. En van een aantal sleutelfiguren tot in de eeuwigheid. Om te voorkomen dat er bepaalde e-mails weg zijn die er eigenlijk vanwege de wet en verantwoordingsverplichting nog wel zouden moeten zijn.”

Willekeur

Het is volgens de hoogleraar van groot belang dat gemeenten het bewaren van die ‘archiefbescheiden’ goed regelen. “Het is een belangrijk grondrecht in een democratie dat de burger inzicht heeft in hoe de overheid gehandeld heeft. Voor het rechtsgevoel, maar ook voor bewijsvoering. Als het niet goed geregeld is, wordt het allemaal wel heel willekeurig.”

Lees meer over

Werk en inkomen Schulden

We zoeken nog meer informatie over dit onderwerp. Help ons mee!

We spreken met diverse zzp'ers, schuldhulpverleners en advocaten voor ons onderzoek.

16 mensen vinden dit onderwerp interessant voor een uitzending

Dit artikel is geschreven door:

Yvonne Verkaik Redacteur

Yvonne Verkaik studeerde politieke geschiedenis en cultuureducatie aan de Universiteit van Utrecht. Na haar studie werkte ze voor verschillende consumentenprogramma’s, actualiteitenrubrieken en talkshows. Op de redactie van de Monitor staat ze bekend als een researcher met oog voor detail en een voorliefde voor het menselijke verhaal. Ook begeleidt ze de stages van de nieuwe journalistieke talenten. Als journalist wil ze graag begrijpen hoe de samenleving werkt en hoopt ze verandering teweeg te brengen daar waar mensen in de knel komen.

Lees verder
@verkaiky

Deel dit artikel

Meer artikelen in dit onderzoek

Toon meer

Meer weten?

Krijgen zzp'ers met schulden via gemeentes wel altijd de hulp waar ze recht op hebben?
Alles over dit onderzoek